وفقًا لأصل الكلمة ، يأتي هذا المصطلح من صيغة الجمع للفعل اللاتيني "Agere" (فعل) ويشير إلى "أعمال" . يطلق عليه اسم Acta أي مستند تم إجراؤه أثناء اجتماع أو تجمع ، والذي يكتبه شخص كان حاضرًا في ذلك الاجتماع ، وحيث تنعكس جميع الاتفاقيات والمعاهدات خلال نفس الاستنتاجات.
يسمح إعداد المحضر بأن يكون الاجتماع المنعقد صحيحًا ، وإذا ظهرت القضية ، يمكن أن يكون بمثابة دليل في حالة وجود أي مشكلة.
يمكن للسجل أن يصف كل ما يقال في الاجتماع ، ونتائج المسابقات ، والانتخابات ، وما إلى ذلك ، بالإضافة إلى درجات الطلاب ، ونتائج اليانصيب ، واحتفال الزفاف ، من بين أمور أخرى. يجب أن يحمل السجل دائمًا التاريخ والمكان والوقت الذي تم إنشاؤه فيه ، بالإضافة إلى مقدمة قصيرة لسبب الإكمال. بشكل عام ، يتم الاحتفاظ بها أو تسجيلها في كتاب دقيق ، حيث يتم فيه جميع الدقائق التي تم إجراؤها خلال فترة معينة ، وترتيبًا زمنيًا ، مع مراعاة أنه يجب ترقيم جميع صفحاته للحفاظ على النظام.
مرة واحدة في الاجتماع مرارا والانتهاء من دقيقة، كل المشاركين اعطاء الضوء الاخضر من كل شيء وارد في دقائق، والمضي قدما للتوقيع عليه، كل واحد من المشاركين يجب أن يوقع، وبالتالي ترك شهادة على التدخل و القبول من كل ما هو مكتوب عليها.
