المستند عبارة عن طباعة على نوع ما من الورق لشرح أو تجميع المعلومات التي تشهد علنًا على حدث أو تؤكد تنفيذ إجراء ما. يمكن كتابة أي شيء في مستند ، من قصة إلى قصة الماضي الذي قيل. تعمل الوثيقة أساسًا على الحفاظ على فكرة ما حدث في الوقت المناسب ، حتى تتم مراجعتها لاحقًا وتكون بمثابة مرجع أو جزء من قصة.
عندما يتعلق الأمر بالمؤسسات التي تتمتع بخصائص الشركات التي تحتوي على مئات المستندات التي تمر عبر الممرات ورسائل البريد الإلكتروني ، فإنها تمثل طريقة أساسية للحياة يتم تحديدها في الحاجة إلى التواصل وإرسال البيانات من خلال هذه الأدوات التي يتم استخدامها ، كما هو موضح أعلاه. من أجل الاحتفاظ بسجل الأشياء الماضية. في الشركة ، تعتبر حماية المستندات التي تشكلها والعناية بها أمرًا حيويًا ، حيث إنه من المهم الاحتفاظ بسجل لكل ما تتم معالجته وحسابه فيه عن طريق هذه المستندات.
يجب أن تتبع الوثيقة سلسلة من القواعد والشروط التي يجب أن يحترمها الشخص الذي يكتبها ، ومن بينها الاستخدام الصحيح للتهجئة المقبولة ، والاستخدام غير الصحيح لعلامة الترقيم يمكن أن يمثل سوء فهم. يجب تحديده بشكل صحيح لمعرفة مصدره والوجهة التي يقودها. يمكن كتابة المستندات بخط اليد (مكتوبة بخط اليد) ، ولكن في الوقت الحاضر مع الطفرة المتزايدة في التكنولوجيا ، أصبح من الشائع إنشاء مستندات على جهاز كمبيوتر ، لذلك يوجد محررين كامل وبسيط يجعلون تجربة كتابة المستند أسهل.
تحتاج المستندات أيضًا إلى النقل إلى وجهاتها الخاصة ، ولهذا نحتاج أيضًا إلى أداة تسمى البريد ، وهي تستخدم حاليًا أكثر من جميع البريد الإلكتروني ، والتي تتكون من إرسال المستند وأنواع أخرى من الملفات عن طريق الإنترنت.
بالإضافة إلى ذلك ، يمكن تصنيف المستندات على أنها مستندات أولية ، وهي تلك التي تحتوي على معلومات أصلية من المؤلف ولم تخضع لمعاملة أو تعديل من قبل شخص آخر غير الشخص المسؤول ، في المستندات الثانوية ، والتي ستكون تلك التي حصلت بالفعل على العلاج والثالث ، وهما تلك الوثائق الثانوية التي تم تطبيق العلاج عليها.
