الفهرسة هي العملية التي يمكن من خلالها تصنيف المستندات والنصوص وغيرها ، باستخدام مفردات مضبوطة (المصطلحات الأساسية التي تصور موضوع الكتابة بشكل مثالي) والملخصات والتحليل. أما بالنسبة لفهرسة المستندات ، فهي مجموعة البيانات المهمة التي تسهل البحث أو الحفاظ على نص معين تم نشره عادةً. تتميز بتكرار استخدامها في المجال العلمي ، لذلك يفضل تقسيمها حسب المعلومات التالية: اسم المؤلف ، عنوان النشر ، السنة ، الناشر ، الدولة ، وكذلك اسم المصدر الذي يحتوي عليها (صحف ، مجلات) إن وجدت.
من بين العناصر التي يمكن العثور عليها في عملية الفهرسة ، هناك: المفهرس ، الموضوع المسؤول عن تنفيذ الإجراء بجدية ، باستخدام القواعد أو السياسات التي تحكمه ؛ المستندات ، هي تلك التي تسعى إلى التصنيف في نظام ، يتم ترحيل مراجعة شاملة لها ، وإدارة استخلاص المعلومات المناسبة منها والتي يمكن الوصول إليها قبل أي بحث أو تخزين لها ؛ قواعد وسياسات الفهرسة ، هي القوانين المختلفة التي تحكم الفهرسة ، لجعلها فعالة ؛ لغة الفهرسة ، والمعروفة أيضًا باسم المفردات الخاضعة للرقابة ، تتعلق باختيار المصطلحات التي تتعلق بمحتوى المستند ، والتي تنتمي إلى نوع من التنظيم لكلمات محددة.
من المهم ملاحظة أن المفردات المضبوطة تنقسم بدورها إلى ثلاث فئات. الأول يعطي الحياة لأولئك الذين تم ترتيبهم أبجديًا ، مع احترام الموضوع الذي يشيرون إليه. الكلمات الرئيسية والعبارات الوصفية مدرجة أيضا. وبالمثل ، يجب احترام اللوائح اللغوية.
