مصطلح Memorandum من أصل لاتيني وعند ترجمته إلى الإسبانية فإنه يعني "شيء يجب تذكره". لهذا السبب ، يقبل استخدام المفهوم عدة استخدامات. لذلك ، يمكن القول أن المذكرة هي في قبولها الأساسي ، نوع من التقرير موجه إلى شخص أو مجموعة منهم حيث يتم التعبير عن شيء يجب أن يؤخذ في الاعتبار لمسألة معينة. من ناحية أخرى ، يمكن تعريفها أيضًا على أنها دفتر ملاحظات أو مفكرة يتم فيها تدوين الأشياء التي يجب أن يتذكرها الشخص في المستقبل. من الممكن في المذكرة تحديد أنواع مختلفة من المعلومات ، مثل الإخطار ببعض معلومات اللحظة الأخيرة ، وبعض الطلبات الخاصة وما إلى ذلك.
في عالم الدبلوماسية ، تشير المذكرة إلى اتصال أقل تأكيدًا من الذاكرة والملاحظة ، حيث يتم تلخيص سلسلة من الأحداث والأسباب التي يجب أخذها في الاعتبار في الأمور ذات الأهمية الأكبر. لا يتم توقيع المذكرات الدبلوماسية بشكل عام من قبل المحرر. وتجدر الإشارة إلى أن RAE توضح أيضًا أن المذكرة يمكن أن تشير إلى ملاحظة يتم إرسالها يدويًا إلى شخص داخل نفس الشركة أو المؤسسة. على الرغم من أن الكلمة الصحيحة هي مذكرة ، إلا أن الناس في كثير من الأحيان يستبدلونها في الوقت الحاضر بالمذكرة ، وهو اشتقاق من جمع الكلمة الأصلية.
تتكون المذكرة من سلسلة من العناصر الثابتة ، والتي يجب أن توضع فيها بيانات وثيقة الصلة ، وبفضلها يمكن تمييزها عن النصوص الإعلامية والتواصلية الأخرى. من بين هذه العناصر ، يمكن ذكر أهم العناصر ، مثل: الموقع ، والتاريخ ، والموجه إليه ، والموضوع ، وجسم النص ، والوداع ، والتوقيع ، والنسخة للمرسل والتذييل ، إذا لزم الأمر.
من المهم ملاحظة أن المذكرات لا تحتوي على فقرة ختامية ، حيث يتم نقل المعلومات ببساطة ووضع اللمسات الأخيرة عليها مع التوقيع والختم. ومع ذلك ، يجب أن تكون اللغة المستخدمة في كتابة المذكرة رسمية ، بحيث تنقل الاحترام وتثير أهمية الأمر الذي يجب توصيله ونقله.
