مذكرة التحويل عبارة عن قطعة من الورق أو تلك الوثيقة التي تنص على تسليم واستلام طلب معين ، أي أن هذا المستند أو الكتابة تستخدم عند إجراء معاملة أو شراء بين طرفين تنتهي في ذلك الوقت أو في في اللحظة التي تتم فيها المعاملة ، أي عندما يقوم أحد الطرفين بتسليم المنتجات أو العناصر إلى الطرف الآخر. في هذه المذكرة ، يمكننا عادةً العثور على قائمة بالبضائع أو المنتجات التي تم تسليمها أو قد تحتوي عليها ، والتي تأتي عادةً مع نسخ مكررة ، بحيث يكون لدى كل من الطرف الذي يسلم البضائع والطرف الذي يستلمها نسخة للتحقق من الشراء.
وتجدر الإشارة إلى أنه يجب توقيع مذكرة الحوالة من قبل متلقي البضاعة حتى يكون لها أثر وصلاحية ، مما يؤكد أنها كانت صفقة ناجحة وأن البضاعة تم استلامها وفقًا للشروط المحددة أعلاه. لا تحتوي مذكرة التحويل على نفس قيمة الفاتورة ، لأنها تؤدي الدور قبل كل شيء في إيصال يوضح أن العناصر قد تم تسليمها من قبل أحد الأطراف واستلامها من قبل الطرف الآخر ؛ بمعنى آخر ، إنها وثيقة تُستخدم لإجراء عمليات التحقق وليس لها قيمة ضريبية على الإطلاق ، وبالتالي ، يمكن أن تصبح صالحة فقط عندما يوقع الطرف المتلقي وفقًا للاتفاقية المتفق عليها بين الطرفين.
الغرض من إشعار التسليم هو خدمة المشتري عند تقديم الطلب ، بالإضافة إلى مقارنة أن كل من المنتجات التي طلبها في هذه الورقة تم تسليمها بشكل مرض ، والتحقق من وجودها أيضًا في الفاتورة النهائية التي يجب على هذا المشتري الإلغاء. من ناحية أخرى ، من المفيد للبائع عند استلام نسخة من هذه الملاحظة ، التي تم توقيعها من قبل المشتري ، أن تؤكد أن البضاعة قد تم تسليمها ، ويمكن تحرير فاتورة بها وقبولها أيضًا من قبل الطرفين.