أصل كلمة أرشيف يأتي من الكلمة اللاتينية "Archivum" ، والتي تعني "إقامة القضاة". اليوم ، تم تعيين ملف Word للإشارة إلى الموقع أو الوجهة حيث يتم تخزين وحفظ المستندات التي يمكن إنشاؤها بواسطة الأشخاص أو المؤسسات ، ولهذا السبب يمكن أن تكون الملفات خاصة أو عامة.
الغرض الأساسي من أي أرشيف هو أن تكون قادرًا على تخزين المستندات وترتيبها وتصنيفها ، بحيث يمكن العثور عليها بكفاءة وسرعة عند الحاجة إلى البحث عنها.
في عالم الحوسبة ، يُستخدم مصطلح ملف (أو ملف ، من اللغة الإنجليزية) بشكل شائع للإشارة إلى مجموعة من البيانات أو المعلومات الرقمية بناءً على "بتات أو معلومات ثنائية" يمكن حفظها واستخدامها لاحقًا عن طريق التطبيقات الموجودة على الكمبيوتر أو أي جهاز تكنولوجي آخر. يتم تخزين ملف الكمبيوتر على القرص الصلب لجهاز الكمبيوتر ، ويتكون من اسم وامتداد المجلد الذي يحتوي عليه (مثال: filename.ext).
ضع في اعتبارك أن الملفات لا يتم تخزينها كلها بنفس الطريقة على أجهزة الكمبيوتر ، حيث يتم حفظ ملف نصي بشكل مختلف عن الصورة أو الفيديو أو ملف الموسيقى ؛ المساحة التي يشغلونها على القرص الصلب ليست هي نفسها أيضًا ، لأن محتوياتها مختلفة. تتمثل مزايا الملفات الرقمية في إمكانية نقلها ونسخها وحذفها وتغيير موقعها وما إلى ذلك. من أجهزة الكمبيوتر الخاصة بنا ، يمكن أيضًا مشاركتها عبر الشبكات الاجتماعية على سبيل المثال ، وإرسالها عبر البريد الإلكتروني.
Sin embargo hay que tener en cuenta que los archivos han formado parte de la historia de la humanidad desde que la misma empezó a registrar su vida, pues los datos o documentos más importantes siempre han sido almacenados en archivos físicos, ya que no se contaba con la tecnología que se tiene hoy en día. Estos documentos eran almacenados en grandes depósitos, cajas o estantes. Aunque una de sus mayores desventajas es que al pasar del tiempo el deterioro del papel es inevitable y los mismos perdían todo su contenido. Aun así no podemos olvidar que existen muchos libros y documentos físicos que tienen un valor histórico emblemático y por tal motivo siempre se tratara de conservar en el mejor estado posible.
