تعمل الفهرسة تلقائيًا على استخراج البيانات من مجموعة من مستند معين أو نص خارجي لإعطاء تفاصيل كاملة عن ذلك. هذه البيانات يمكن أن يكون من النص، حتى صورة و الصوت. تتم هذه العملية من خلال برنامج كمبيوتر يختار العناصر باتباع سلسلة من المعلمات المحددة مسبقًا. هذه العملية ليست أكثر من تصنيف بالكلمات الرئيسية أو العناصر الرئيسية التي تسهل بحثك بين مجموعة كبيرة من الكلمات المتشابهة.
الفهرسة التلقائية شائعة بين المنظمات التي تعمل بين الموارد البشرية والإدارة. يجب تصنيف كميات كبيرة من المعلومات وتصنيفها في سلسلة مرتبة بحيث يكون موقعها دقيقًا لكل من الشخص الذي يطلبها ومن يحافظ على النظام.
يعد تخزين البيانات أمرًا حيويًا لأي مؤسسة ، ليس فقط للحفاظ على التاريخ ، ولكن للحصول على دعم موسع للأمن لضمان صحة محتوى المستندات وأنه في حالة الفقد ، هناك نسخة احتياطية للتحقق منها.
يقوم المفهرسون بتحويل اللغة المضبوطة (الواصفات وعناوين الموضوعات) بعد البحث والعثور على معادلاتها في لغات الفهرسة (قاموس المرادفات أو قوائم عناوين الموضوعات أو قائمة الواصفات الأبجدية). بهذه الطريقة ، يتم استخدام هذه الواصفات أو عناوين الموضوعات لتخزين هذه المستندات في قواعد البيانات أو الفهارس وأيضًا لاسترجاعها لاسترجاعها لاحقًا. ولذلك، فإن الغرض العام من فهرسة وتخزين واسترجاع المعلومات.
