تُفهم الفهرسة على أنها عملية الوصف التفصيلي لمحتوى الكتابة أو الوثيقة ، وبشكل أساسي استخراج الكلمات الرئيسية التي تمثل النص بشكل مناسب. استخدامه الرئيسي هو عندما يتم استرداد الملفات أو البحث فيها داخل نظام استرجاع أو منظمة أو مستودع ، لتقليل وقت البحث والنشر. يتم الإشراف عليها وفقًا لمعيار ISO 5963 ، الذي تم فرضه في عام 1985. على وجه التحديد ، يتم وضع نوع من الفهرس يساعد كل مستند ، والذي لا يحتوي فقط على كلمات ذات أهمية كبيرة داخل المحتوى ، بل يتضمن أيضًا ملخصات لها ، أن الانهيارأو تحليل الموضوع. وبالمثل ، فهي محكومة بسياسة ، والتي قد تختلف اعتمادًا على المؤسسة التي تستخدمها ، على الرغم من تصويرها دائمًا في كتيبات خاصة بها.
في العديد من العمليات بما في ذلك تصنيف وتحليل الوثائق ، فإنه يتكون من عدة مراحل ، كما هو الحال في قراءة المسألة الموجودة في الوثيقة بدقة ؛ اختر النقاط الأساسية في الموضوع ؛ كسر المفاهيم المختارة بكلمات محددة ، أو وضعها تحت مفردات مضبوطة ؛ أخيرًا ، يتم إنشاء روابط بين المصطلحات المستخرجة أخيرًا من النص. لذلك ، الفهرسة المجانية هي العملية التي يتم فيها تقديم ملخص بالمصطلحات الأساسية للمستند ، مع اختلاف أن هذا ، في مرحلة وضعه تحت مفردات مضبوطة ، لا يتم استخدام هذا ، ولكن يتم اقتراح الكلمات بواسطة الموضوع الذي يؤدي النشاط أو مأخوذ مباشرة من المستند.
